電子帳簿保存制度は、2022年度税制改正で措置された「宥恕措置」が2023年12月末をもって廃止され、いよいよ2024年1月から義務化されます。
その義務化を前に、国税庁は電子取引データの保存方法の確認を呼びかけています。
申告所得税・法人税に関して帳簿・書類を保存する義務のある者が、注文書・契約書・送り状・領収書・見積書・請求書などに相当する電子データをやりとりした場合には、その電子取引データを保存しなければなりません。
保存が必要なデータについては、紙でやりとりしていた場合に保存が必要な書類(注文書・契約書・送り状・領収書・見積書・請求書など)に相当するものです。ただし、あくまでデータでやりとりしたものが対象であり、紙でやりとりしたものをデータ化しなければならないわけではありません。
受け取った場合だけでなく、送った場合にも保存する必要があります。
電子データを保存するためには、
(1)改ざん防止のための措置をとる必要があります
(2)「日付・金額・取引先」で検索できる必要があります
(3)ディスプレイやプリンタ等を備え付ける必要があります
保存するファイル形式は問わないので、PDFに変換したものや、スクリーンショットでも問題ありません。
改ざん防止のための措置は、「改ざん防止のための事務処理規程を定めて守る」といったシステム費用等をかけずに導入できる方法もあります。
改ざん防止の事務処理規定のサンプルは、国税庁HPに掲載されていますのでご確認ください。
また改ざん防止のための措置として、「タイムスタンプを付与」「訂正・削除の履歴が残るシステムでの授受・保存」といった方法もあります。この場合はシステムの導入が必要になります。
詳しくは電子帳簿保存制度特設サイトをご確認ください。